Retour sur les dernières mesures relatives aux assemblées générales de copropriété et aux nouvelles règles à appliquer en accord avec les mesures d’hygiène liées à la crise du covid-19.

Quelles sont les mesures qui permettent d’organiser les Assemblées Générales de Copropriété en visioconférence ?

L’ordonnance du 20 mai 2020 permet d’adapter les modalités d’organisation des Assemblées générales de Copropriété par la tenue d’Assemblées Générales en visioconférence, même au-delà de la période d’état d’urgence sanitaire.

En raison de l’évolution de l’épidémie de Covid-19, un décret paru le 10 mars 2021 prolonge les dispositions permettant la tenue d’Assemblées Générales de Copropriété à distance jusqu’au 1er  juillet 2021.

Ainsi, depuis le 1er juin 2020 et jusqu’au 1er  juillet 2021, le syndic organise la participation aux Assemblées Générales de Copropriété par visioconférence, ou tout autre outil de communication permettant d’identifier le copropriétaire. Il est également possible de voter par correspondance avant la tenue de l’AG de copropriété lorsque le recours à la visioconférence ou tout autre outils de communication permettant d’identifier le copropriétaire est impossible.

Certains systèmes visioconférence bénéficient de fonctionnalités adaptées, telles que le vote à main levée, la possibilité de modifier les documents en temps réels, ou encore d’enregistrer les AG afin de garantir la bonne tenue des assemblées. Lorsqu’une assemblée générale est convoquée, le syndic peut donc avoir recours à ces nouvelles possibilités à la condition d’en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée.

Quelles sont les Modalités sur la convocation et la tenue des Assemblées Générales de Copropriété en visioconférence ?

L’assemblée doit indiquer le moyen de communication électronique choisi, les modalités d’identification pour accéder à l’assemblée virtuelle et doit garantir la confidentialité des échanges des copropriétaires durant l’assemblée.

Si le recours à la visioconférence ou à tout autre outils de communication électronique n’est pas possible, la convocation devra préciser que les copropriétaires ne pourront voter que par correspondance. Dans ce cas précis, les missions du président de séance devront être assurées par le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic.

Les règles de représentation sont elles aussi assouplies : un mandataire peut désormais recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Le procès-verbal des décisions devra être signé dans les huit jours suivant la tenue de l’Assemblée Générale.

Comment renouveler les contrats de syndic ?

Face à l’incapacité de très nombreux syndics de convoquer une assemblée générale en raison de la crise sanitaire, l’ordonnance du 20 mai 2020 précise les conditions de renouvellement de plein droit des contrats de syndics.

Ainsi, le contrat de syndic qui expire entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic, désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires.

Afin de permettre au syndic d’organiser les futures assemblées générales, l’ordonnance prévoit que la prise d’effet du nouveau contrat de syndic interviendra au plus tard le 31 janvier 2021

Comment sécuriser votre Assemblée Générale de Copropriété en visioconférence ?

La sécurité informatique des transmissions est primordiale lorsque vous décidez de la tenue d’une Assemblée Générale de Copropriété en visioconférence. Celle-ci est la condition de la sécurité juridique des délibérations adoptées à distance.

Afin de limiter les risques d’usurpation, préconisez des solutions de visioconférence permettant la création d’un compte utilisateur pour chaque membre de l’assemblée afin de pouvoir identifier les copropriétaires lors de l’AG.

Comment limiter les risques d’usurpation en visioconférence ?

  1. Choisissez une solution de visioconférence sécurisée avec des certifications.
  2. Chaque copropriétaire crée un compte utilisateur sur la plateforme de l’outil de visioconférence retenu.
  3. Chaque copropriétaire communique au Syndic le mail utilisé pour créer le compte utilisateur qui lui permettra d’être contacté pour participer à l’Assemblée Générale de Copropriété à distance.
  4. Le Syndic diffuse par mail à chaque copropriétaire les éléments de connexion à l’AG en visioconférence (lien internet de connexion, numéro d’identifiant de la réunion, Code PIN…)
  5. Le Syndic diffuse par SMS le mot de passe de la réunion afin de limiter les risques de piratage.

Rappel des mesures d’hygiène à respecter lors d’Assemblées Générales de moins de 11 personnes

  • Faciliter l’accès à l’eau et au savon avec la mise à disposition de serviettes à usage unique ou de gel hydro-alcoolique.
  • Le port du masque obligatoire lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties.
  • Se couvrir systématiquement le nez et la bouche en toussant ou éternuant dans son coude.
  • Se moucher dans un mouchoir à usage unique à jeter immédiatement dans une poubelle.
  • Éviter de se toucher le visage, en particulier le nez, la bouche et les yeux.

Source : Service Public

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